Ikuti kami di Google News & Blogger

Tips Membuat Rapat yang Efektif dan Kondusif

Tips membuat rapat? Sebagai seorang manajer atau pemimpin sebuah tim, mengatur dan melakukan pertemuan dengan bawahan merupakan peran penting bagi Anda. Sebuah pertemuan yang sukses adalah ketika semua peserta memiliki kontribusi aktif, tujuan dan jadwal pertemuan dijamin untuk menemukan solusi yang optimal untuk masalah yang sedang dibahas.

tips mengadakan rapat
tips membuat rapat efektif

Agar rapat berhasil Rifyu.com menuliskan beberapa tips, Anda harus mengikuti langkah-langkah berikut:

Menjadwalkan rapat

Sebelum rapat apa pun, Anda perlu menjadwalkan rapat dan memberi tahu semua peserta sebelumnya sehingga mereka dapat berpartisipasi secara aktif dan memiliki cukup waktu untuk menyiapkan dokumen yang relevan. Jadwal pertemuan ilmiah yang wajar akan berdampak pada peningkatan daya tarik peserta sejak awal.

Memilih metode rapat yang efektif

Tergantung pada sifat dan tujuan setiap rapat, Anda perlu memilih metode pengelolaan rapat yang efektif. Dengan pertemuan yang membutuhkan solusi kreatif, Anda perlu memilih ruang dan metode untuk menciptakan rasa nyaman bagi para peserta.

Aturan umum untuk mengadakan pertemuan yang sukses tidak peduli metode apa yang Anda pilih, yang paling penting adalah memastikan demokrasi, menciptakan rasa keterbukaan dan keramahan dengan peserta. Untuk memobilisasi kekuatan kolektif dalam rapat, Anda dapat memilih metode Teamwork untuk memecahkan masalah secara kreatif dengan kombinasi trio alat berpikir: Idea Generation, Mind Mapping, dan 6 topi berpikir.

Menangani interupsi

Ada banyak rapat yang gagal ketika interupsi tidak dapat dikendalikan sehingga menyebabkan rapat melenceng dari tujuan semula. Sebagai moderator rapat, Anda harus tegas dan waspada agar ide yang disampaikan kepada peserta tidak melenceng dari tujuan Anda. Cepat dan bijaksana untuk mengarahkan pendapat anggota ke dalam pendapat Anda sendiri.

Dorong semua orang untuk berkontribusi

Faktanya, banyak pertemuan hanya diadakan untuk beberapa orang yang aktif, dan anggota lain tidak peduli atau tidak cukup berani untuk angkat bicara. Konflik pikiran, perasaan tidak aman dan kurangnya tanggung jawab adalah penyebab dari fenomena ini. Anda perlu menciptakan lingkungan pertemuan yang positif dengan menerapkan tiga prinsip: Mendorong ide sebanyak mungkin, Menyambut ide orisinal, dan Jangan mengkritik atau mengkritik pendapat orang lain.

Tentukan ruang lingkup pengambilan keputusan

Rapat adalah kesempatan bagi Anda untuk membuat keputusan bersama dengan anggota lain. Pertimbangkan ruang lingkup dan aturan yang memungkinkan Anda memutuskan untuk menghindari berlebihan.

Buat rencana tindakan

Ide, betapa pun bagusnya, mudah diabaikan jika Anda tidak mewujudkannya dengan rencana tindakan tertentu. Ketika semangat rapat sedang tinggi, berinisiatiflah bersama semua orang untuk membangun dan menetapkan tanggung jawab kinerja pekerjaan secara sukarela dan sesuai dengan kapasitas dan tanggung jawab masing-masing departemen sesuai dengan badan STARS pekerjaan tertentu.

Meringkas dan mengevaluasi hasil rapat

Hal terakhir yang harus dilakukan, Anda memerlukan ringkasan dan evaluasi rapat. Untuk itu, jangan lupa untuk memberikan tanggung jawab kepada seseorang sebagai sekretaris rapat. Ringkasan di akhir pertemuan akan membantu Anda dan para peserta sekali lagi menyepakati semua masalah yang telah dibahas.

Itulah tips membuat rapat yang efektif dan kondusif yang dapat diikuti serta diterapkan. Semoga Bermanfaat dengan adanya artikel ini.

Admin

Posting Komentar

close